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秋田県男鹿市のパソコン教室「ら・く・か」でございます。
「田舎でこそ活きる」を目標に、豊かなITカントリーライフを提案してまいります。

今までも何度か触れていますが、比較的人数の少ないオフィスに、FX社、C社、R社と大きな複合機を置いてあるのをよく見かけます。

初めはコピー機として、それがネットワーク化とともに複合機という名前に代わり、パソコンからプリンター代わり使われる、というのが主な使用法だと思われます。

1.オフィスに複合機は必要?

いきなりですが、あの大きな複合機は本当にオフィスに必要なのでしょうか?
メリットとして考えられるのは

・コピーが簡単
・印刷速度が速い。
・メンテナンス込みの契約なので手間がかからない。
・耐久性が高い

といったあたり。
では、デメリットはというと

・大きくて邪魔
・コピーする毎に、コピー使用料金(カウンタ料金)が発生する。
・メンテナンスコストが高い
・機能が複雑で、細かい使いこなしが出来ない

というところでしょうか。

これらを勘案すると、印刷枚数が極端に多いケースを除いて、複合機の恩恵を受けられる職場は少ないのが現実と思われます。

特に「コピーが簡単」というのは、原稿が手書きベースであった時代には便利だったかもしれませんが、今は元原稿がパソコンの中にあるケースが多いため、コピー使用料金のコストも含めて重視するメリットではないでしょう。

では、大きな複合機に代わって何を導入するべきなのでしょう?

2.モノクロレーザープリンタの導入

現在、小型のモノクロレーザープリンタが、かなり低価格になっています。
最安値のプリンタであればキャノンの製品であっても15,000円程度からあります。
トナーも一体式でAmazonで購入すれば、およそ3円/枚程度の低コストプリンタとして活躍できます。
パソコン教室「ら・く・か」でも、CanonのLBP-6200をフル活用させてもらっています。

レーザープリンタですので印刷速度も高速ですし、ファーストプリントも6秒と短いので、今すぐ印刷したい、という状況の時にはこのうえなく便利です。

3.デメリットとしては

・紙送り機構の精度が甘い
 若干、印刷内容が傾く傾向があるようです。
 注意深くみなければ気づかない程度なので、そうした細かいところまでのチェックが入る業種では難しいですが、ほとんどの業種で問題なく使えるかと思います。

・耐久性は望めない
 大きな複合機に比べれば、耐久性では落ちるのは間違いないと思います。
 月に何万枚という印刷枚数が必要な業種にはオススメできませんが、そうした業種の場合は、もう少しペーパーレス化を進めるか、印刷所を併用しあ方がよいのかもしれません。
 ちなみに、パソコン教室「ら・く・か」で使用中のCanon LBP6200は、1年以上使用していますが、まだまだ問題なく稼働中です。

・排熱が弱い
 連続印刷の場合に問題になります。100枚程度なら問題ないでしょうが、数百枚から数千枚という枚数の印刷を行うと、排熱が追いつかずに印刷速度が落ちるようです。

・ネットワーク印刷には対応しない
 低価格機なのでUSB接続のみの対応です。
 直接ネットワークにつなげませんが、USB接続したパソコンをプリントサーバーとして使用することは可能です。

以上のようなデメリットはありますが、印刷枚数がそこまで多くなければ問題なく使えるかと思います。

4.デメリットも運用次第

また、大量印刷に向かないというデメリットも運用次第です。

突発的に印刷枚数が必要になった場合は、プリンタを複数台導入しておき普段は個人用に使ってもらい、印刷が必要になった時だけ手分けして印刷する等の工夫をすれば、かえって効率的な運用が可能です。
ただしレーザープリンタですのでブレーカーのアンペア数には余裕が必要にはなりますが。

あとは、いわゆるペーパーレス化の推進。

なんでもかんでもペーパーレスにする必要はないですが、会議ではプロジェクターでプレゼンをして、資料は後からPDFなりPPTで配布するなどの運用で対応できるはずです。
事前に資料が配れないと困る、と仰る方もいらっしゃるでしょうが、個人的経験に基づくと、手元に資料を配った場合、大抵プレゼンへの集中がそれる事が多く、中身が薄くなりがちです。

というわけで

すべての職場や、すべてのケースを今回の方法で解決できるわけではありませんが、多くの中小企業であれば、これで大幅なコストダウンが可能なはずです。
ちょっとご自分の職場のコトを考えてみてください。
必ずメリットがあるものと思います。

追記

その後、Amazonで確認してみるとLBP6200の販売価格がさらに下がっております。
Amazonの販売価格なのでこの後また上がるかもしれませんが、以下のアフェリエイトリンクでご確認を。
なお、再生品のトナーが極端に安いですが、こちらはどの程度印刷できるか未知数なので、普通に新品でもそのへんのインクジェットより十分ランニングコストは安いです。

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モノクロレーザープリンタを導入して、職場のコストダウンを

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